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    物業檔案管理步驟與意義
    來源: | 作者:hkw926894 | 發布時間: 2020-07-02 | 1870 次瀏覽 | 分享到:

    物業檔案是指物業公司從事物業管理、服務過程中形成的作為原始記錄保存起來以備考察的文字、圖像、聲像、以及其他各種方式和載體的文件材料的總和。

    檔案由文件轉化而來,文件辦理完畢后,經過檢查、整理、分類、歸檔后形成檔案(所以檔案與文件之間有著密不可分的聯系,檔案是有價值并經過歸檔保存的文件材料的集合體);

    文件是檔案的前身,檔案是文件的歸宿。(就以物業檔案中考勤明細表、考勤匯總表為例,這兩份記錄是每月統計員工出勤天數形成的記錄,它具備現行效力,屬于一種文件,但是在次月月初做完考勤,出勤小時數核算清楚后,它便成了歷史記錄,轉化為檔案)

    檔案的管理還具備兩個特點:一個是從形式上,留下了管理者的管理痕跡;另一個是從內容上,記錄著物業公司與關聯單位的真實面貌及管理過程的實際現象。記錄著物業公司與關聯單位合作與溝通的真實情況。

    還有就是檔案動態發展性比較強。物業的情況不是一成不變的。如在物業管理中,房屋的使用者可能由于各種原因出現頻繁的變動。物業服務內容可能會根據業戶的需求不斷變化,所以,關于物業服務記錄及業主信息也是不斷的改變而存入物業檔案中,這是物業檔案存在一個比較明顯的特點,就是動態性較強。

    檔案管理作用:一個是憑證作用,為現實工作活動中的某個問題提供真實可信的證據和依據作用,從而規避企業風險。如涉及到某戶業主的訴訟,需要使用物業檔案等;業主檔案及物業服務記錄也是我們物業服務的憑證。一個是參考作用,為管理工作提供可行性參考,或向相關工作開展過程提供專業的知識和信息。如某戶業主需要進行裝修設計無法確認承重墻的位置,那么通過查閱該房屋的原始圖紙便可以幫業主確認承重結構。

    檔案管理步驟第一是收集:檔案管理人員在收集資料時,要確保收集的信息是齊全有效且簽字是完整的。還要注意的是有些資料是有時效性的,如:業戶辦理裝修時,物業向業戶發放裝修備案登記證,裝修期限到了業戶仍在裝修的,須重新要求業戶辦理延期裝修手續,業主裝修期限到期前,須及時收集延期裝修相關資料。

    第二是分類:分類合理,如:員工轉正、績效考核等活動中形成的個人資料歸入人事類檔案;工程管理及設備管理的資料歸入工程管理類檔案;業戶的產權資料、基本信息、裝修資料等跟業戶緊密關聯的都歸入業戶檔案。

    第三是編目:建立檔案目錄,目錄信息要填寫清晰完整,目錄登記順序須與存放的檔案資料一致。同時還需為檔案盒設置側簽,既展現了企業的視覺形象,還便于后期快速查找。

    第四是定限:不同的檔案保存期限不一樣,但保存期限最低不得少于三年。業戶檔案的保存期限是長期,涉及到過戶的原業主檔案也是需要長期保存,但要與現業戶檔案分開存放。

    第五是歸檔:以上步驟完成后需要進行歸檔并上架了,檔案歸檔須及時,避免因未及時歸檔而導致相關資料丟失。

    第六是借閱審批:檔案管理人員須對檔案負有保密義務,檔案歸檔后就要有管理的嚴肅性,借閱需要經過審批,而且要規定使用范圍,檔案管理人員還需跟蹤檔案的歸還情況。

    第七是銷毀:根據檔案的保存期限和性質,對作廢的檔案進行銷毀,防止檔案的堆積和混淆。填寫文件作廢銷毀登記表用以備查,經過領導審批后方可進行銷毀。

    在物業管理工作中,幾乎每一個環節都離不開檔案,無論是工程維修養護,還是了解物業使用人的情況、收取管理費用,或是開發經營活動都離不開物業檔案。

    物業檔案管理是物業管理過程中的一項重要工作,不是簡單的資料的收集,而是為確保管理與服務的連續性,所以一定要突出檔案收集及管理的作用。它的作用是其他信息資源無法替代的,它貫穿到我們工作的方方面面。只有收集齊全,才會為我們后續開展的各項工作奠定堅實的基礎。

     

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